Organismo di vigilanza
L’art. 6 del Decreto legislativo 231/2001, nel ricondurre l’esonero da responsabilità dell’ente all’adozione e alla efficace attuazione di un modello di organizzazione, gestione e controllo idoneo a prevenire la realizzazione degli illeciti penali considerati da tale normativa, ha previsto l’istituzione di un organismo di vigilanza interno all’ente (di seguito anche “OdV”), cui è assegnato specificamente il “compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza del modello organizzativo e di curarne il relativo aggiornamento”.
L’Organismo di Vigilanza è nominato dal Consiglio di Amministrazione e dura in carica fino al termine del mandato del Consiglio che lo ha nominato e, in ogni caso, fino alla nomina successiva. Di seguito compiti e requisiti dell’Organismo di Vigilanza.
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Compiti
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All'Organismo di Vigilanza sono attribuiti i seguenti compiti:
1. verificare l'efficienza e l'efficacia del Modello Organizzativo adottato rispetto alla prevenzione e all'impedimento della commissione dei reati attualmente previsti dal decreto legislativo 231/2001 e di quelli che in futuro dovessero comunque comportare una responsabilità amministrativa della persona giuridica;
2. verificare il rispetto delle modalità e delle procedure previste dal Modello Organizzativo e rilevare gli eventuali scostamenti comportamentali che emergessero dall'analisi dei flussi informativi e dalle segnalazioni alle quali sono tenuti i responsabili delle varie funzioni;
3. formulare proposte al Consiglio di Amministrazione per gli eventuali aggiornamenti e adeguamenti del Modello Organizzativo adottato da realizzarsi mediante le modifiche e/o le integrazioni che si rendessero necessarie in conseguenza di (a) significative violazioni delle prescrizioni del Modello Organizzativo, (b) significative modificazioni dell'assetto interno della Società e/o delle modalità di svolgimento delle attività d'impresa, (c) modifiche legislative al decreto legislativo 231/2001 o che comunque prevedano nuove ipotesi di responsabilità diretta dell'ente;
4. informare la Funzione Internal Audit, e avvalersi del supporto della medesima, qualora lo stesso riceva segnalazioni circostanziate di condotte illecite, rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001 e fondate su elementi di fatto precisi e concordanti, o di violazioni del Modello Organizzativo, senza che ciò arrechi pregiudizio ai requisiti di autonomia e indipendenza che caratterizzano l'Organismo;
5. prendere atto delle segnalazioni di condotte illecite, rilevanti ai sensi del decreto legislativo 231/2001, o violazioni del Modello, ricevute direttamente dalla direzione Internal Audit in conformità a quanto previsto dalla procedura Whistleblowing di Gruppo e coordinarsi per lo svolgimento delle verifiche ed indagini ritenute opportune;
6. a seguito dell'accertamento di violazioni del Modello Organizzativo, segnalare tempestivamente le stesse al Presidente del Consiglio di Amministrazione e/o all'Amministratore Delegato o, nel caso di gravità oggettiva del fatto costituente infrazione disciplinare, al Consiglio di Amministrazione, per gli opportuni provvedimenti disciplinari che dovranno essere irrogati; l'Organismo di Vigilanza ha l'obbligo di informare immediatamente il Consiglio di Amministrazione e il Collegio Sindacale qualora le violazioni riguardassero i soggetti di vertice della Società e/o Consiglieri di Amministrazione della Società;
7. predisporre una relazione informativa, su base almeno semestrale, per il Consiglio di Amministrazione, in ordine alle attività di verifica e controllo compiute ed all'esito delle stesse;
8. trasmettere le relazioni di cui ai punti precedenti al Collegio Sindacale.
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Requisiti
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L'Organismo di Vigilanza si caratterizza per i seguenti requisiti:
Autonomia e indipendenza
I requisiti di autonomia e indipendenza sono fondamentali affinché l'OdV non sia direttamente coinvolto nelle attività gestionali che costituiscono l'oggetto della sua attività di controllo. Tali requisiti si possono ottenere garantendo l'insindacabilità delle scelte dell'OdV da parte degli organi dell'ente e prevedendo un'attività di reporting al Consiglio di Amministrazione;
Professionalità
L'OdV deve possedere al suo interno competenze tecnico-professionali adeguate alle funzioni che è chiamato a svolgere; tali caratteristiche, unite all'indipendenza, garantiscono l'obiettività di giudizio;
Continuità di azione
L'OdV deve:
- Lavorare costantemente sulla vigilanza del Modello Organizzativo con i necessari poteri di indagine;
- essere una struttura interna, in modo da garantire la continuità dell'attività di vigilanza;
- curare l'attuazione del Modello Organizzativo e assicurarne il costante aggiornamento;
- non svolgere mansioni operative che possano condizionare la visione d'insieme delle attività aziendali che ad esso si richiede.
Per l'espletamento dei compiti assegnati, all'Organismo sono attribuiti i più ampi poteri. In particolare:
- le attività poste in essere dall'Organismo di Vigilanza non potranno essere sindacate da alcun altro organismo o struttura aziendale;
- è autorizzato il libero accesso dell'Organismo di Vigilanza presso tutte le funzioni della Società - senza necessità di alcun consenso preventivo - onde ottenere ogni informazione o dato ritenuto necessario per lo svolgimento dei compiti previsti dal decreto legislativo 231/2001;
- l'Organismo di Vigilanza potrà avvalersi dell'ausilio di tutte le strutture della Società o della quale questa si avvale (in particolare, della Funzione Internal Audit e della Funzione Group Compliance di Pirelli & C. S.p.A.), ovvero di consulenti esterni, perché collaborino nell'esecuzione dell'incarico sotto la diretta sorveglianza e responsabilità dell'Organismo stesso, nonché chiedere ai rappresentanti aziendali, di volta in volta identificati dall'Organismo di Vigilanza, di partecipare alle relative riunioni;
- è attribuita all'Organismo di Vigilanza, per l'espletamento delle attività proprie, piena autonomia economico/gestionale, non condizionata da limiti di spesa.
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L’Organismo di Vigilanza in carica, nominato dal Consiglio di Amministrazione del 3 agosto 2023 e succesivamente integrato in data 1 agosto 2024, è composto da Carlo Secchi, in qualità di Presidente, dal Sindaco effettivo Maura Campra e dall’Executive Vice President Corporate Affairs, Compliance, Audit, Corporate Security and Company Secretary Alberto Bastanzio.